소프트웨어 기술의 발전으로 인해 업무자동화는 기업들에게 매우 중요한 요소로 자리매김하고 있습니다. 업무자동화를 통해 반복적이고 시간 소모적인 작업을 자동화하고 최적화함으로써 생산성을 향상할 수 있습니다. 이 부분은 지난 편에서 말씀드렸다시피 개인에게는 창의적인 업무를 할 수 있는 시간을 주며, 기계에게는 규칙적인 업무를 할당하므로 인하여 오류를 줄일수 있는 부분을 말씀드렸었습니다.
이 글에서는 업무자동화의 종류와 초보자가 시작할 수 있는 방법에 대해 알아보겠습니다. 원래 업무자동화의 종류에 대해서 먼저 설명할 예정이었지만, 업무 자동화를 어떻게 시작해야 할까에 대한 부분을 더 관심이 많을 것이므로 글을 앞에 위치시켰습니다.
업무자동화 시작하기
업무 분석: 업무자동화를 시작하기 전에 자신의 업무를 분석해야 합니다. 어떤 작업이 반복적으로 수행되는지, 어떤 작업이 시간을 많이 소비하는지 등을 파악합니다. 이를 통해 자동화할 작업을 우선적으로 선정할 수 있습니다.
다만, 처음 업무부터 끝까지 모든 업무를 자동화한다고 생각하지 마시고, 내 업무의 일부 업무라도 자동화를 할 수 있는 부분이 있는지 생각하시는 것이 중요합니다. 그래서 업무를 처음부터 끝까지 있는 경우, 잘게 쪼개는 것이 중요합니다. 물론, 처음부터 끝까지 모두 업무자동화를 하는 것이 아니면 의미가 있냐는 분도 계실 것입니다. 하지만 중간의 업무가 1시간 걸릴 경우, 그 1시간의 업무 자동화를 한다면 그것도 의미 있는 일이 될 것입니다.
업무 우선순위 설정: 모든 작업을 동시에 자동화할 필요는 없습니다. 우선순위를 설정하여 가장 효율적인 자동화 작업에 집중하는 것이 중요합니다. 일반적으로 반복적이고 많은 시간을 소비하는 작업을 선택하는 것이 좋습니다.
자동화 도구 선택: 업무 자동화를 위해 많은 도구들이 존재합니다. RPA 도구로는 UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism 등이 있으며, 워크플로우 자동화를 위한 도구로는 Microsoft Flow, Zapier, Trello 등이 있습니다.
또한, 엑셀의 VBA, 구글의 Action Script를 이용(구글의 스프레드시트, 메일 등 연동 가능)하여 일부 자동화가 가능합니다. 회사원의 기본프로그램인 엑셀을 통해서 일부 자동화를 시킨 후, 회사와 의논하여 RPA 도구를 사용할 수 있는지 여부, RPA 도구 업체와 협의하여 현재의 업무를 전체 가능화가 가능할 수 있는지 여부를 확인 한 후, 자동화를 확대를 해 나가는 것이 중요합니다.
테스트 및 개선: 자동화 작업을 구현한 후에는 반드시 테스트를 진행해야 합니다. 작업이 예상대로 동작하는지 확인하고, 필요한 경우 수정과 개선을 거쳐 안정성과 효율성을 높여야 합니다. 내가 알고 있는 예외적인 부분이 발생할 경우에도 내가 자동화를 통한 부분이 제대로 동작하는지 확인해야 합니다.
꾸준한 학습과 발전: 업무자동화는 지속적인 학습과 발전이 필요합니다. 새로운 기술과 도구에 대한 연구를 하고, 업무 자동화에 대한 인식과 경험을 쌓아나가야 합니다.
업무자동화의 종류를 설명하기 전에, 한가지 말씀드릴 부분이 있습니다. 저는 RPA의 전문가는 아닙니다. 하지만, 제가 하는 업무 중 RPA를 적용할 수 있는 부분이 있는지 확인하고 RPA를 이용하고 있습니다. 단, 업무 자동화 중간에 자동화가 되지 않는 부분은 수동으로 직접 확인하고 그다음 자동화를 진행시키는 방법으로 사용하고 있습니다.
이렇듯 자동화라는 부분은 꼭 전체를 자동화해야 하는 것은 아닙니다. 그러므로 겁을 내지 마시고 한번 내 업무에 대해서 생각하여 보시기 바랍니다.
다음은 업무자동화의 종류를 설명하겠습니다. 하기 종류는 이론적인 부분으로 넘어가셔도 됩니다.
업무자동화의 종류
로봇 공정 자동화(RPA): RPA는 사람이 수행하는 반복적이고 규칙적인 작업을 로봇 소프트웨어로 자동화하는 기술입니다. 예를 들어, 데이터 입력, 이메일 처리, 문서 작성 등을 자동화할 수 있습니다. RPA는 비즈니스 프로세스를 효율적으로 개선하고 인력을 절감할 수 있는 강력한 도구입니다.
워크플로우 자동화: 워크플로우 자동화는 비즈니스 프로세스를 시각화하고 자동화하는 도구입니다. 업무의 흐름을 정의하고 작업을 자동으로 전달하며, 결재 프로세스를 관리하고 업무 협업을 간소화할 수 있습니다.
인공지능(AI) 기반 자동화: AI 기반 자동화는 기계 학습 및 자연어 처리 등의 기술을 활용하여 업무를 자동화합니다. 예를 들어, 챗봇을 통한 고객 서비스, 자동 이메일 필터링, 데이터 분석 등을 AI 기반 자동화로 처리할 수 있습니다.
업무자동화는 기업 및 사람들에게 많은 이점을 제공합니다. 작업 효율성을 높이고 오류를 줄이며, 직원들은 반복적이고 단조로운 작업에서 해방되어 더 가치있는 업무에 전념할 수 있습니다.
저도 일부 업무를 명확한 RPA는 아니지만 일부 RPA로 사용하는 방법이 있습니다. 물론, 방법은 Google, Youtube, Naver 검색 등으로 찾아볼 수 있지만 제가 어떤 방식으로 RPA를 하고 있는지 설명해 드리겠습니다.
